Tiệc cưới ngoài trời là lựa chọn tuyệt vời cho những cặp đôi muốn có một đám cưới lãng mạn và độc đáo. Tuy nhiên, việc lên kế hoạch và quản lý chi phí tiệc cưới ngoài trời không phải là điều dễ dàng. Chuyên gia Ngọc Bùi – Wedding Planner với 10 năm kinh nghiệm, sẽ giúp bạn hiểu rõ chi phí các hạng mục trong tiệc cưới ngoài trời và những kinh nghiệm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo sự hoàn hảo cho ngày trọng đại.
Bảng dự trù chi phí tổ chức đám cưới ngoài trời
Tiệc cưới ngoài trời là lựa chọn lý tưởng cho những cặp đôi yêu thiên nhiên với mong muốn tạo dấu ấn đặc biệt trong ngày trọng đại của mình. Tuy nhiên, để tổ chức một tiệc cưới ngoài trời thành công, việc lập bảng dự trù chi phí chi tiết là vô cùng quan trọng.
Dưới đây là ví dụ về bảng dự trù chi phí tổ chức đám cưới 150 triệu để bạn tham khảo:
|
Chi phí
|
Khoảng giá
|
Lưu ý
|
|
Địa điểm tổ chức tiệc cưới
|
30 – 100 triệu
|
Chi phí sẽ thay đổi tùy thuộc vào địa điểm: ven biển, sân vườn, hồ bơi, rooftop,…
|
|
Dịch vụ ăn uống
|
20 – 70 triệu
|
Tùy vào vào số lượng khách mời (100 – 300 người) và thực đơn (buffet, món Âu, món Á).
|
|
Trang trí tiệc cưới
|
15 – 50 triệu
|
Bao gồm trang trí hoa, đèn, bàn ghế, và các vật dụng trang trí khác.
|
|
Thiết bị âm thanh, ánh sáng
|
10 – 25 triệu
|
Tùy thuộc vào độ phức tạp của hệ thống âm thanh, ánh sáng, và các hiệu ứng cần thiết.
|
|
MC, Ban nhạc
|
5 – 15 triệu
|
Tùy vào MC và ban nhạc, nếu sử dụng nghệ sĩ nổi tiếng sẽ có chi phí cao hơn.
|
|
Chụp ảnh, quay phim
|
15 – 50 triệu
|
Tùy vào số lượng nhiếp ảnh gia và quay phim, bao gồm cả dịch vụ chụp ảnh cưới trước và trong ngày tiệc.
|
|
Chi phí phòng cho khách mời
|
10 – 25 triệu
|
Phụ thuộc vào số lượng khách ở lại khách sạn hoặc nhà nghỉ.
|
|
Dịch vụ xe đưa đón khách
|
5 – 15 triệu
|
Cung cấp dịch vụ xe bus hoặc xe riêng cho khách mời.
|
|
Trang phục cô dâu, chú rể
|
10 – 40 triệu
|
Bao gồm váy cưới, áo vest cho chú rể, phụ kiện như giày, phụ kiện tóc.
|
|
Tiệc cocktail, welcome drink
|
5 – 15 triệu
|
Được phục vụ trước khi tiệc chính bắt đầu, có thể bao gồm rượu, cocktail, và đồ uống khác.
|
|
Dịch vụ chăm sóc khách hàng
|
3 – 7 triệu
|
Bao gồm nhân viên hướng dẫn, chăm sóc khách mời, tổ chức lễ tân và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác.
|
|
Chi phí giấy tờ, thủ tục pháp lý
|
1 – 3 triệu
|
Bao gồm các khoản chi cho giấy tờ đăng ký kết hôn và các thủ tục hành chính.
|
Lưu ý: Bảng dự trù chi phí tiệc cưới ngoài trời này chỉ mang tính chất tham khảo và có thể thay đổi tùy theo yêu cầu, điều kiện và đặc thù của từng cặp đôi.
Tổng chi phí cho một tiệc cưới ngoài trời có thể dao động từ 50 triệu đến vài trăm triệu hay thậm chí đến vài tỷ đồng, tùy thuộc vào địa điểm, số lượng khách mời, loại dịch vụ và các yêu cầu đặc biệt.
Checklist chi tiết những điều bạn cần lưu ý khi tổ chức tiệc cưới ngoài trời
Tổ chức tiệc cưới ngoài trời mang đến không gian lãng mạn và gần gũi với thiên nhiên, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng. Từ việc chọn địa điểm, dự phòng thời tiết đến thực đơn, mỗi khâu đều cần được tính toán cẩn thận. Dưới đây là những điều quan trọng bạn không thể bỏ qua:
Địa điểm
Việc chọn địa điểm là bước đầu tiên và rất quan trọng để tạo nên một buổi tiệc cưới ngoài trời hoàn hảo. Những không gian ngoài trời rộng rãi, thoáng đãng như sân vườn, bãi biển, công viên, rooftop, hoặc hồ bơi thường là các lựa chọn được yêu thích.
Chi phí thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới ngoài trời thường dao động từ 15.000.000đ – 50.000.000đ, tùy thuộc vào vị trí và quy mô của địa điểm. Nếu địa điểm được chọn nằm xa thành phố, bạn cần dự trù thêm chi phí cho việc đi lại và lưu trú của cả cô dâu chú rể lẫn khách mời.
Để tiết kiệm ngân sách, bạn có thể cân nhắc tổ chức vào các ngày trong tuần, giá thuê thường sẽ thấp hơn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tổ chức vào cuối tuần hoặc trong mùa cưới cao điểm, chi phí có thể tăng lên đáng kể, đôi khi lên đến gấp đôi mức giá thông thường.
Việc lên kế hoạch sớm sẽ giúp bạn dễ dàng chọn được địa điểm ưng ý với mức giá hợp lý.
Thời tiết
Thời tiết đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức tiệc cưới ngoài trời, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái của khách mời và thành công của buổi tiệc.
Lựa chọn thời điểm tổ chức tiệc cưới ngoài trời không chỉ ảnh hưởng đến chi phí tiệc cưới ngoài trời mà còn quyết định trải nghiệm của khách mời. Mùa khô (tháng 11 đến tháng 4) thường là thời gian lý tưởng để tổ chức tiệc cưới ngoài trời với thời tiết khô ráo, nắng đẹp. Ngược lại, mùa mưa (tháng 5 đến tháng 10) có thể tiềm ẩn rủi ro do thời tiết xấu, đòi hỏi bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn các phương án dự phòng.
Để đảm bảo buổi tiệc diễn ra thuận lợi, bạn cần phải theo dõi dự báo thời tiết trong ngày tuần trước ngày cưới và chuẩn bị các phương án dự phòng. Lều bạt hoặc mái che là phương án phổ biến để đảm bảo sự thoải mái cho khách mời trong trường hợp trời mưa hoặc nắng gắt.
Nếu tổ chức vào mùa nắng, hãy bố trí ô dù, quạt tay hoặc hệ thống phun sương giúp làm dịu không khí. Còn vào mùa lạnh, hãy chuẩn bị khăn choàng và đèn sưởi sẽ giúp giữ ấm, mang lại sự thoải mái cho khách mời.
Thực đơn
Thực đơn là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến chi phí tiệc cưới ngoài trời. Đây không chỉ là cách bạn thể hiện sự hiếu khách mà còn tạo dấu ấn khó quên trong lòng khách mời.
Các món ăn cho tiệc cưới ngoài trời thường được lựa chọn linh hoạt, từ những món truyền thống Việt Nam như nem, gỏi, lẩu đến các món Âu hiện đại như steak, pasta, hoặc buffet phong phú. Đặc biệt, tiệc ngoài trời thường ưa chuộng những món ăn nhẹ nhàng, dễ thưởng thức như salad, finger food hay BBQ.
Chi phí thực đơn
Chi phí thực đơn trung bình dao động từ 1.000.000đ – 3.000.000đ/người, tùy thuộc vào chất lượng món ăn và dịch vụ đi kèm. Với quy mô khoảng 100 khách, chi phí này có thể lên đến 300.000.000đ. Nếu bạn muốn bổ sung thêm các món cao cấp như hải sản chẳng hạn, ngân sách sẽ tăng đáng kể.
Lưu ý khi chọn thực đơn:
-
Phù hợp với không gian tiệc: Với tiệc cưới ngoài trời, hãy ưu tiên các món dễ bày trí và thưởng thức như tiệc buffet hoặc BBQ để tạo không khí thoải mái, gần gũi.
-
Đáp ứng nhu cầu đặc biệt: Chuẩn bị thực đơn chay hoặc các món ăn riêng phù hợp cho khách mời có chế độ ăn đặc biệt sẽ giúp ghi điểm trong mắt họ.
-
Thử món trước: Sắp xếp buổi thử món trước ngày cưới để đảm bảo chất lượng và hương vị món ăn đáp ứng đúng mong muốn của bạn.
Trang trí
Trang trí là yếu tố quan trọng, quyết định không gian buổi tiệc và cũng ảnh hưởng lớn đến chi phí tiệc cưới ngoài trời. Một không gian được trang trí đẹp mắt sẽ mang lại ấn tượng khó quên cho cả cô dâu chú rể và khách mời.
Tùy vào sở thích của cá nhân và chủ đề tiệc cưới, bạn có thể lựa chọn các phong cách trang trí khác nhau:
-
Phong cách vintage: Phong cách này được nhiều cặp đôi yêu thích bởi nó gợi nhớ về những điều xưa cũ, đậm nét dấu ấn thời gian. Với các chi tiết như đèn lồng, bàn gỗ, hoa khô và phụ kiện cổ điển giúp không gian tiệc cưới trở nên ấm cúng và tràn đầy lãng mạn.
-
Phong cách trang trí du mục (Bohemian): Bohemian mang đậm tinh thần phóng khoáng và tự do, tạo dấu ấn riêng qua sự kết hợp hài hòa giữa những tông màu đặc trưng như nâu, đỏ tía, xanh cỏ cây và denim. Cùng với các đồ vật mang họa tiết độc đáo mang đến vẻ đẹp ngẫu hứng, đầy chất nghệ thuật.
-
Phong cách hiện đại: Phong cách này thể hiện sự tối giản và sang trọng qua tông màu chủ đạo như trắng, vàng đồng hoặc pastel. Việc kết hợp đèn LED, nến và các chi tiết trang trí tinh tế tạo nên không gian đẳng cấp, hiện đại và rộng rãi.
-
Phong cách thiên nhiên: Lấy cảm hứng từ không gian xanh mát của thiên nhiên, nơi cây cối, hoa lá và ánh sáng tự nhiên hòa quyện tạo nên bầu không khí thư giãn và tươi mới. Trang trí tiệc cưới với các vật liệu tự nhiên như gỗ, tre và hoa tươi mang lại cảm giác gần gũi, mộc mạc nhưng không kém phần tinh tế tạo nên một khung cảnh ấm áp và đầy cảm hứng cho ngày trọng đại của bạn.
Các yếu tố trang trí cần lưu ý
Trang trí không chỉ đơn thuần là việc bố trí các phụ kiện mà còn là nghệ thuật tạo nên không gian trang nghiêm, lãng mạn cho ngày trọng đại. Dưới đây là những yếu tố cần lưu ý để biến buổi lễ của bạn trở nên hoàn hảo từ A-Z:
-
Bàn ghế và khăn trải bàn: Hãy lựa chọn mẫu ghế và khăn trải bàn phù hợp với chủ đề tổng thể của lễ cưới. Sự tinh tế trong từng chi tiết không chỉ góp phần tạo nên không gian sang trọng mà còn đảm bảo sự thoải mái cho mọi khách mời.
-
Hoa tươi: Hoa tươi là điểm nhấn không thể thiếu, thường được dùng để trang trí bàn tiệc, backdrop, lối đi và khu vực sân khấu. Do đó, ngân sách cho hoa tươi thường chiếm phần lớn trong tổng chi phí, dao động từ 10.000.000đ đến 50.000.000đ, tùy thuộc vào loại hoa và số lượng sử dụng.
-
Backdrop và cổng hoa: Đây là không gian check-in được khách mời ưa chuộng nhất. Một thiết kế ấn tượng và độc đáo sẽ làm nổi bật kỷ niệm của cặp đôi. Nhiều cặp đôi lựa chọn thuê dịch vụ backdrop với chi phí từ 5.000.000đ đến 20.000.000đ để khắc họa hình ảnh của ngày vui thêm phần lung linh.
-
Đèn trang trí: Việc sử dụng đèn LED, dây đèn fairy lights hoặc đèn chùm góp phần tạo ra hiệu ứng ánh sáng lung linh, đặc biệt là trong không gian ngoài trời vào buổi tối. Ánh sáng mềm mại không chỉ làm tăng vẻ đẹp cho không gian mà còn lan tỏa bầu không khí ấm cúng và lãng mạn.
-
Bảng tên và menu: Những chi tiết nhỏ như bảng tên, menu hay bảng chỉ dẫn, khi được thiết kế đồng bộ cùng phong cách tiệc cưới, sẽ giúp bạn tạo nên một không gian chuyên nghiệp, tinh tế và đầy đủ thông tin cho khách mời.
Âm thanh, ánh sáng
Âm thanh và ánh sáng là hai yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ tiệc cưới ngoài trời nào, đặc biệt khi tổ chức vào buổi tối. Hệ thống âm thanh chất lượng sẽ đảm bảo các bài phát biểu, lời dẫn chương trình và phần âm nhạc được truyền tải rõ ràng, sống động. Bên cạnh đó, ánh sáng đẹp mắt sẽ tạo nên không gian lung linh, ấm cúng, giúp buổi tiệc thêm phần lãng mạn và đáng nhớ.
Chi phí thuê hệ thống âm thanh và ánh sáng thường dao động từ 15.000.000 VND đến 50.000.000 VND, tùy thuộc vào quy mô không gian và yêu cầu của cặp đôi. Nếu tổ chức ở các địa điểm ngoài trời rộng lớn như bãi biển hoặc sân vườn, bạn có thể cần đầu tư vào các thiết bị như loa công suất lớn, đèn LED, đèn dây trang trí hoặc đèn chiếu điểm để tạo hiệu ứng ánh sáng bắt mắt.
Các hoạt động trong lễ cưới
Khi tổ chức một tiệc cưới ngoài trời, không chỉ khung cảnh mà các hoạt động giải trí trong lễ cưới cũng góp phần tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ. Dưới đây là những ý tưởng giúp ngày trọng đại của bạn trở nên đặc biệt và ấn tượng hơn trong lòng khách mời:
First dance – Điệu nhảy đầu tiên
Điệu nhảy đầu tiên trong tiệc cưới của cặp đôi mới không chỉ là một khoảnh khắc lãng mạn mà nó còn thể hiện tình yêu chân thành qua mỗi bước nhảy.
Giữa không gian ngoài trời huyền ảo với ánh đèn lung linh và bầu trời đầy sao, điệu nhảy này trở thành điểm nhấn làm bừng sáng lễ cưới, là cách tuyệt vời để cặp đôi chia sẻ cảm xúc sâu sắc trước sự chứng kiến của gia đình và bạn bè.
Để làm cho khoảnh khắc này trở nên đáng nhớ hơn, hãy chọn một bản nhạc có ý nghĩa đặc biệt với cả hai, đồng thời sắp xếp ánh sáng, âm thanh một cách tinh tế để hòa quyện với không gian ngoài trời, tạo nên bối cảnh lãng mạn và hoàn hảo cho ngày trọng đại.
Bắt hoa cưới khác biệt
Nghi thức bắt hoa cưới luôn mang lại những khoảnh khắc vui tươi hồi hộp cho khách mời, đặc biệt là những quý cô độc thân. Thay vì chỉ đơn giản là ném bó hoa cưới theo cách truyền thống, bạn có thể tạo ra một cách mới lạ và sáng tạo hơn.
Bạn có thể thử kết nối nhiều sợi dây với bó hoa cưới và trao từng sợi cho mỗi quý cô, với hy vọng rằng sợi dây may mắn sẽ tìm ra được chủ nhân của mình.
Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các phụ kiện khác như bong bóng treo hoa cưới để tạo nên một không gian độc đáo, sôi động và tràn đầy năng lượng. Thông thường, nghi thức tung – bắt hoa được thực hiện giữa cô dâu và những người bạn thân thiết nhất, nhằm tạo nên những kỷ niệm khó quên trong ngày trọng đại.
Chụp ảnh Polaroid
Chụp ảnh Polaroid không chỉ là hoạt động giải trí thú vị mà còn ghi lại những khoảnh khắc ý nghĩa tức thì cho khách mời. Bạn có thể tạo một góc chụp riêng biệt với các đạo cụ và phông nền theo sở thích cá nhân, nơi khách mời có thể chụp ảnh và nhận ngay bức ảnh của mình để giữ làm kỷ niệm
Hoạt động này không chỉ thúc đẩy sự giao lưu giữa các khách mời mà còn mang đến cho họ những kỷ vật nhỏ tinh tế mang đầy ý nghĩa từ tiệc cưới của bạn. Để thêm phần ấn tượng, bạn có thể yêu cầu khách mời gắn những bức ảnh Polaroid lên một bảng kỷ niệm chung, từ đó tạo nên một tác phẩm nghệ thuật sống động thể hiện tình yêu thương và sự gắn kết của mọi người trong ngày trọng đại.
The vow – viết lời hẹn ước
Một ý tưởng đầy lãng mạn cho buổi tiệc cưới của bạn là mời các cặp đôi khách mời cùng nhau tạo nên những lời hẹn ước ý nghĩa cho tương lai. Hãy chuẩn bị sẵn những tờ giấy, bút viết hoặc những tấm thiệp tinh tế để mỗi cặp đôi có thể viết những lời chúc và lời hứa tốt đẹp dành cho nhau. Sau đó, họ có thể trao đổi hoặc đọc to những lời này trước sự chứng kiến của mọi người.
Hoạt động này không chỉ giúp thắt chặt tình cảm giữa các cặp đôi mà còn tạo nên bầu không khí lãng mạn và gắn kết cho toàn bộ khách mời. Đây cũng là cách để biến ngày trọng đại thành một sự kiện ý nghĩa, nơi mà mỗi cặp đôi đều có cơ hội khẳng định tình yêu của mình và trở thành một phần trong câu chuyện tình yêu của buổi lễ.
Một số kinh nghiệm nhỏ giúp bạn tiết kiệm chi phí tổ chức đám cưới ngoài trời
Để tổ chức một đám cưới ngoài trời tiết kiệm nhưng vẫn ấn tượng, bạn có thể áp dụng một số kinh nghiệm sau đây:
-
Chọn địa điểm phù hợp với ngân sách, tránh những nơi quá đắt đỏ hoặc không cần thiết.
-
Ưu tiên các dịch vụ combo trọn gói bao gồm trang trí, tiệc, và âm thanh ánh sáng,… vì thường sẽ tiết kiệm hơn so với việc đặt lẻ từng dịch vụ.
-
Sử dụng dịch vụ chụp ảnh và quay phim tối ưu chi phí bằng cách chọn các gói cơ bản hoặc tìm kiếm ưu đãi từ các studio uy tín.
-
Lên kế hoạch từ sớm để có thêm thời gian săn các ưu đãi và tránh việc tăng giá vào mùa cưới cao điểm.
Chuẩn bị kỹ càng không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tạo nên một ngày cưới đầy ý nghĩa và khó quên.
Những câu hỏi thường gặp FAQ
Tiệc cưới ngoài trời đang là xu hướng được nhiều cặp đôi lựa chọn bởi không gian lãng mạn, thoáng đãng và gần gũi với thiên nhiên. Tuy nhiên, việc quản lý chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp bạn tổ chức tiệc cưới ngoài trời thật tiết kiệm và chất lượng:
Tôi có thể tiết kiệm chi phí tổ chức đám cưới ngoài trời mà không làm giảm chất lượng dịch vụ không?
Hoàn toàn có thể! Bạn nên tập trung vào những yếu tố chính như chọn địa điểm phù hợp, ưu tiên trang trí đơn giản nhưng tinh tế và sử dụng các gói dịch vụ trọn gói từ các đơn vị tổ chức uy tín. Ngoài ra, tự tay làm một số đồ trang trí nhỏ cũng giúp tiết kiệm chi phí.
Các yếu tố nào ảnh hưởng đến tổng chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời?
Chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời phụ thuộc vào địa điểm, quy mô khách mời, phong cách trang trí và thời điểm tổ chức. Địa điểm trung tâm thường đắt hơn ngoại ô, khách mời càng đông thì chi phí càng tăng, trang trí càng cầu kỳ thì ngân sách càng lớn. Thời điểm cao điểm cũng làm giá dịch vụ cao hơn.
Cần lưu ý gì khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cưới ngoài trời?
Khi chọn địa điểm tổ chức tiệc cưới ngoài trời, bạn nên chú ý đến không gian rộng rãi, phù hợp với số lượng khách mời, đồng thời có phương án dự phòng cho thời tiết xấu. Địa điểm cần nằm ở vị trí thuận tiện di chuyển, dễ tìm, và cung cấp đầy đủ dịch vụ như trang trí, âm thanh, ánh sáng, cũng như phục vụ tiệc để đảm bảo buổi lễ diễn ra suôn sẻ.
Làm thế nào để so sánh chi phí giữa các địa điểm tổ chức tiệc cưới ngoài trời ở các khu vực khác nhau?
Để so sánh chi phí giữa các địa điểm tổ chức tiệc cưới ngoài trời ở các khu vực khác nhau, bạn nên yêu cầu báo giá chi tiết từ từng địa điểm và so sánh các hạng mục đi kèm trong gói dịch vụ, như trang trí, thực đơn, hay âm thanh ánh sáng. Đồng thời, hãy tính toán thêm chi phí đi lại và vận chuyển nếu địa điểm nằm xa trung tâm. Đọc đánh giá từ khách hàng trước cũng là cách hiệu quả để đánh giá chất lượng dịch vụ so với mức giá mà địa điểm cung cấp.
Tiff Planner – Đơn vị tổ chức đám cưới trọn gói và tiết kiệm
TIFF Planner tự hào là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc cưới ngoài trời, kết hợp hoàn hảo giữa sự lãng mạn, hiện đại và sang trọng.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, đội ngũ của TIFF Planner luôn đặt tâm huyết và sự sáng tạo vào từng chi tiết. Chúng tôi cam kết mang đến một lễ cưới trọn vẹn, từ khâu lên ý tưởng, chọn địa điểm, trang trí không gian đến thực hiện các nghi lễ, đảm bảo buổi tiệc không chỉ đẹp mà còn ý nghĩa và đáng nhớ.
Kết luận
Tổ chức tiệc cưới ngoài trời mang lại sự thoáng đãng, lãng mạn và tạo nên những kỷ niệm đáng nhớ cho ngày trọng đại của bạn. Việc lựa chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp bạn an tâm hơn, từ khâu chuẩn bị đến thực hiện, đảm bảo mọi chi tiết đều hoàn hảo.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để biến giấc mơ về một tiệc cưới ngoài trời thành hiện thực, hãy để TIFF Planner đồng hành cùng bạn. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn tạo nên một ngày cưới tuyệt vời, đầy ắp những khoảnh khắc khó quên!
